Im Büroalltag gibt es wohl wenige Aufgaben die mehr verhasst sind als die Aktenablage und die Archivierung von Dokumenten. Häufig bleibt im ohnehin hektischen Tagesgeschäft kaum Zeit, anfallende Dokumente zeitnah abzuheften, was sich in wachsenden Bergen von unorganisierten Akten auswirkt.
Je grösser der Berg, umso mehr Aufwand ist es ein bestimmtes benötigtes Dokument herauszufischen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Oft wird die undankbare Aufgabe der Aktenablage und Archivierung dann auch temporären Arbeitskräften oder Praktikanten zugewiesen, da die Erledigung durch die beschäftigten Fachkräfte schlichtweg zu teuer ist.
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Man sollte meinen, dass die Papierflut durch die zunehmende Digitalisierung eingedämmt wird. Allerdings nimmt mit der Digitalisierung auch die Menge an Informationen zu, was dem Traum vom papierlosen Büro letztendlich entgegenwirkt. Ganz ohne Papier wird es wohl in der absehbaren Zukunft kaum gehen. Und das bedeutet, dass auch die Aktenablage und Archivierung erst mal noch ein fester Bestandteil der Büroarbeit bleiben wird.
Heutzutage gibt es allerdings zunehmend Dienstleister, die diese Aufgaben übernehmen und dazu noch zusätzlichen Service bieten, die das Datenmanagement maßgeblich erleichtern sollen. So besteht hier beispielsweise die Möglichkeit Dokumente einscannen und katalogisieren zu lassen. Dies macht vor allem Sinn für häufig verwendete Dokumente, da hier der Zugriff stark erleichtert wird und damit mit hohen Zeiteinsparungen verbunden ist. Zudem können hier – anders als mit der Papierversion – mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit dem gleichen Dokument arbeiten. Das Risiko des Verlusts des Originals wird außerdem minimiert. Nähere Informationen zum Aktenmanagement durch Dienstleister gibt es unter Iron Mountain.
Der Service, der von der Firma Iron Mountain geboten wird ermöglicht Datenschutz- und Datensicherheit auf hohem Niveau: Die anvertrauten Dokumente werden in speziell dafür vorgesehenen Gebäuden untergebracht, die einen hohen Grad an Sicherheit vor Einbruch, Hochwasser oder Feuer bieten. Die Dokumente werden im Einklang mit den Datenschutzrichtlinien untergebracht und nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit bei Bedarf zerstört.
Mit der zunehmenden Technologisierung entwickeln heute immer mehr Firmen eigene Computerprogramme. Hier gibt es das Problem der sicheren Aufbewahrung der so genannten „Quell Codes“ vor dem Zugriff Dritter. Eine Quell Code (oder auch oft „Source Code“ genannt) ist der für den Menschen lesbare, in Programmiersprache geschriebene Bauplan eines Programms. Diese „Baupläne“, also Quellcodes in gedruckter oder gescannter Dokumentform aufzubewahren macht wegen ihrer komplexen Struktur wenig Sinn. Aber auch hier gibt es maßgeschneiderte Angebote, so genannte „Escrow Services“. Hierbei wird ein solcher Code bei einer spezialisierten Firma hinterlegt, die diesen nur unter zuvor genau definierten Bedingungen offen legt. Der Service umfasst zudem alle Komponenten, die nötig sind um Anwendungen zu unterstützen, wiederherzustellen und deren Quell Code zu lesen.
Letztendlich muss jeder für sich selbst entscheiden, ob er die Verwaltung seines geistigen Eigentums Dritten überlassen will. Allerdings ist es zu empfehlen sich bei den Serviceanbietern direkt zu informieren, da viele eine für den persönlichen Bedarf zugeschnittene Leistung bieten können.