Die Computer und die Peripherie. Dieses Erscheinungsbild hat sich in den letzten Jahren stark verändert und weiter entwickelt. Die Büroarbeit verlagert sich immer stärker in die Richtung Internet, stationäre Geräte werden immer kompakter und gleichzeitig leistungsstärker. Einzelunternehmer und kleine Betriebe arbeiten in einem kleinen Netzwerk, verwenden dabei einen stationären Rechner, einen Server oder entsprechende Angebote über die Cloud. Praktisch ist die Vernetzung von Druckern – Multifunktionsgeräte, die ebenfalls scannen und kopieren können. In größeren Arbeitsumgebungen und in komplexen Firmennetzwerken sieht der Funktionsbedarf wieder anders aus. Größere Unternehmen benötigen spezielle Hardware, dazugehören auch leistungsstarke Kopierer, die sowohl als Drucker angesteuert werden können, aber auch als stationäre Kopiereinheit für die Massenverarbeitung geeignet sind.
Wo Kopierer eingesetzt werden und welche Anforderung diese an das Umfeld stellen
In einem typischen Großraumbüro stehen Peripherie und einzelne Arbeitsplätze voneinander getrennt. Kleine Tischgeräte bilden die Ausnahme. Der Bedarf an Kopierern und Druckern richtet sich meist auf die Massenverarbeitung von Druckaufträgen und Kopiervorgängen. Das Drucken von Belegen, Datenblättern und Informationen erfordert eine hohe Leistungskapazität und einen entsprechenden Arbeitsspeicher, der die Druckreihenfolge regelt und Daten aufbereitet. In solchen Umgebungen wird das Druckermanagement durch Systemadministratoren gehostet, Userschlüssel werden zur Einhaltung von Zugriffen und Nutzungsrechten verwaltet.
Ein getrennter Bereich der Kopier- und Druckergeräte dient auch der Unterdrückung der Geräuschbelastung. Weiterhin können, in die Geräte integrierte Toner, zu einer Feinstaubbelastung und einer Gesundheitsgefährdung führen. Daher sollte auch auf eine ausreichende Abluft und einer genügenden räumlichen Entfernung zu den PC-Arbeitsbereichen geachtet werden.
Funktionen professioneller Kopierer
Zu den professionellen Bürogeräten zählen moderne Kopierer, die gleichzeitig als Multifunktionsgerät vewendet und zur Dokumentenstapelverarbeitung eingesetzt werden. Folgende Funktionen sind hierfür typisch, auch Hersteller übergreifend:
- einfaches Kopieren über Dokumentenvorlage über die Lichtabtastung der Glasplatte
- Einzug der Originale über einen automatischen Einzug
- beidseitiges Kopieren und Zusammenführen im Duplexverfahren
- Stapelaufbereitung und Sortierung von Mehrfachkopien
- vergrößern der Originale auf größere Druckmedien (z.B. A4 auf A3)
- verkleinern der Originale auf kleinere Druckmedien (mehrere Seiten auf ein Druckmedium)
- Heftklammerfunktion für das Zusammenheften mehrerer Seiten
- kopieren in Schwarz-Weiß / Monochrom
- Kopieren in Farbe
- Dateierzeugung der Kopiervorlagen in komprimierte Bildformate (.jpeg, .tiff, .png)
- Dateierzeugung der Kopiervorlagen in bearbeitungsgeschützte PDF-Dokumente
- Kopier- und Ausgabefunktion von einkommenden Nachrichten (Mail, Fax)
Diese großen Geräte bieten gegenüber kleineren Geräten nicht nur mehr Funktionen, sondern auch höhere Qualität, besonders bei anspruchsvollen Kopiervorgängen. Das Kopiervolumen einer mehrseitigen Dokumentenausgabe für eine ganze Abteilung ist natürlich etwas anderes als der vergleichsweise simple Kopiervorgang einer einzelnen Sicherheitskopie.
Handhabung, Support und Verwaltung
Zur Bedienung, der Papierhandhabung und der einfachen Gerätepflege ist bei Kopieren der Profiklasse eine Einarbeitung, bzw. Schulung sinnvoll. Dies gilt vor allem für die Beauftragung eines Kopiermanagers, der sich um die Belange der Kollegen kümmert und bei Fragen oder Problemen mit Rat und Tat zur Seite steht. Das gilt auch für die zentralisierte Kommunikation mit dem Servicepersonal der Kopierhersteller und Servicedienstleister. Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich eines Kopiermanagers ist die Verwaltungsfunktion von Druckertonern und natürlich den Druckmedien.
Tipp zum Sicherheitsaspekt!
Zuletzt noch ein Ratschlag für die Verwendung von vertraulichen Daten. Moderne Kopiergeräte sind so ausgelegt, dass diese zur Massenverarbeitung taugen, dazu zählt auch der Datenspeicher. Wer seine Kopierjobs beendet hat, sollte sichergehen, dass Voreinstellungen zurückgesetzt und Speicher bereinigt werden. Dies gilt ebenso für das Abmelden der Nutzprofile. Ohne eine Abmeldung könnten andere Personen Datenmissbrauch betreiben.